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Fernassistenz oder Büroassistenz. Was ist passender für dich und deinen Betrieb?

Dein Sprachassistent für die Baustelle

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Wenn du an einem Punkt angelangt bist, an dem es für dich gefühlt unmöglich wird, neben der Arbeit auf den Baustellen noch die ganzen Bürotätigkeiten unterzubekommen oder wenn der Berg, den du vor dich herschiebst immer größer wird, ist es definitiv an der Zeit, eine zuverlässige Person zu finden, die dich bei der Büroarbeit unterstützt. Ja, es ist Zeit für eine Assistenz. Die Hauptfrage ist, stelle ich mir jemanden ein oder nehme ich mir eine Assistenz, die online für mich da ist?

In den USA ist es mittlerweile auch in der Baubranche weit verbreitet, mit online Agenturen zusammenzuarbeiten. In Deutschland gibt es bisher nur wenige Anbieter, die überhaupt Assistenzservices anbieten. Diese sind hauptsächlich an Startups gerichtet um sie bei der Firmengründung und beim Geschäftsaufbau zu unterstützen, haben also keinen klaren Fokus auf eine bestimmte Kundengruppe oder Branche. Vermutlich liegt die geringe Verbreitung bei uns an der Mentalität oder aber auch am Vertrauen, dass wir das Gefühl haben, die Assistenz müsste bei uns im Nebenzimmer sitzen, um effektiv arbeiten zu können.

In der Baubranche gab es bisher in Deutschland nur die Möglichkeit, sich jemanden einzustellen. Die meisten Selbstständigen und Kleinstunternehmer denken aber für sich, dass sie gar nicht genug Arbeit haben, um eine Assistenz als Minijobler ca. 6h pro Woche zu beschäftigen. Dann muss man ja erst noch jemanden finden, Stellenausschreibung (kostet Geld), Bewerbungsgespräche führen (wie macht man das? Was frage ich? Wie bereite ich mich vor?, Wann mache ich das? Was ist, wenn es dann nach drei Monaten nicht passt?). All das waren bisher Faktoren, sich gar nicht erst um eine Assistenz zu bemühen.

Wir betrachten nun einige wichtige Faktoren um die festangestellte Assistenz mit einer Fernassistenz zu vergleichen.

Kosteneffizienz

Das Nutzen von Online Services ist günstiger.

Hier ist der Grund: Wenn du einen Festangestellten hast, zahlst du monatliches Gehalt, Versicherungen, Sozialleistungen und Steuerberater für das Personalkonto und Lohnbuchhaltung. Du sorgst für die Büro- und Ausrüstungsgegenstände. Zu dem 450,- EURO Minijob Gehalt kommen noch Pauschalversteuerung von 20%, Steuerberaterkosten und Unfallversicherung macht ca. 600 EURO im Monat, die erstmal verdient werden müssen. Dafür erhältst du ca. 6 Stunden Arbeitsleistung pro Woche. An welchen Tagen soll die Assistenz da sein? Was ist die Arbeitszeit? Deine Mitarbeiter müssen die Arbeit auch in ihren Ablauf einplanen, wenn z.B. Kinder da sind. Sie können eher weniger mal heute um diese Zeit da sein, morgen um jene usw.

Wenn du dich gerade Selbstständig gemacht hast oder nur ein bisschen Hilfe benötigst, sind die Kosten unter diesen Umständen viel zu hoch.

Fernssistenten sind oftmals bei einer Agentur angestellt, sodass du weder für Versicherungen, Arbeitsmittel, Krankheitsausfall oder für Urlaub bezahlst. Bei Krankheit oder Urlaub bekommst du in der Regel kostenlosen Ersatz, so dass es für dich nahtlos weiter geht.

Fernassistenten arbeiten meist selber im Homeoffice, die Agentur muss so keine teuren Büroräume zur Verfügung stellen.

Du zahlst nur für genau den Service, den du brauchst und gebucht hast. Musst dir also keine Gedanken machen, ob deine Assistenz gerade keine Arbeit hat und rumsitzt. Dadurch wird Druck rausgenommen.


Ein wichtiger Aspekt ist ebenfalls, dass die Agentur ihre Mitarbeiter flexibler einsetzen kann, d.h. dass die Fernassistenz in der Regel mehrere Kunden hat und somit viel kosteneffizienter eingesetzt werden kann, als wenn sie nur bei dir im Büro sitzt und nur für dich arbeitet.

Dadurch kann der Service viel günstiger angeboten werden.

Zeit

Wenn du alles selbst erledigst, kannst Du dich nicht auf das Wesentliche konzentrieren. Die meisten festangestellten Assistenten benötigen zumindest am Anfang viel Unterstützung, um eine Aufgabe erledigen zu können. Die Einarbeitung kostet dich Zeit, die du nicht auf der Baustelle sein kannst und somit nichts verdienst. Der Zeitaufwand zur Einarbeitung wird oftmals unterschätzt

Sie haben feste Arbeitszeiten, was genau dann nicht hilfreich ist, wenn zwischendurch mal was dringendes erledigt werden muss, die Assistenz aber gerade nicht da ist, da sie nur z.B. an zwei Tagen die Woche arbeitet. Du erledigst den größten Teil der Arbeit also möglicherweise selbst, da es zu aufwändig ist, alles erst zu erklären und der nächste Bürotag auch noch erst in zwei Tagen ist.

Der Service eines Fernassistentenanbieters ist oftmals auf genau eine Branche zugeschnitten. Die Mitarbeiter kennen also die Anforderungen, haben in dem Bereich auch schon mehrere Kunden. Dadurch sind viele Prozesse und Abläufe bereits standardisiert wie z.B. das Dokumentieren von Baustellen. Dadurch kann viel Zeit bei der Einarbeitung gespart werden und der Kunde profitiert in vielen Belangen bereits von der spezifischen Erfahrung, die der Anbieter mitbringt. Das Rad muss nicht jedes Mal neu erfunden werden. Das spart neben Zeit auch noch Stress. Als Kunde hat man damit das Gefühl, nicht alles alleine machen zu müssen.

Dadurch, dass eine Fernassistenz in der Regel mehrere Kunden betreut, ist sie entsprechend auch besser erreichbar, da sie z.B. täglich von 8:00 bis 17:00 arbeitet. Innerhalb dieser Zeit kann sich die Fernassistenz die Zeit frei einteilen und steht kurzfristig zur Verfügung. Für den einzelnen Kunden bedeutet das, dass er sich keine Gedanken machen muss, ob die Assistenz gerade Bürotag hat oder nicht. Sie steht ihm Vollzeit zur Verfügung, obwohl nur ein Bruchteil einer Vollzeitkraft bezahlt wird.

Produktivität

Eine Fernassistenz arbeitet in der Regel von zu Hause aus. Eine Umgebung, die nicht aus Small Talk und lauten Ablenkungen besteht. Somit werden Verzögerungen verhindert, was der Schlüssel zur Produktivität ist. Fernassistenzen haben somit auch keinen Arbeitsweg, können sich ihre Arbeitszeit freier einteilen, was weniger Stress für die Mitarbeiter bedeutet. Dadurch steigt insgesamt die Produktivität der Arbeitskraft.

Büroassistenten sind hauptsächlich gut in administrativen Aufgaben und sehr vertraut im Umgang mit den gängigen Softwareprodukten wie z.B. Microsoft Office. Dadurch, dass Fernassistenten für mehrere Kunden tätig sind, kennen sie die Belange und können Vorschläge unterbreiten, wie etwas am besten umzusetzen ist. Das steigert nicht nur die Produktivität beim Kunden, auch die internen Abläufe werden dadurch effizienter und damit kostengünstiger.


Gerade die Baubranche stellt einen Kreis dar, der geprägt ist von immer wiederkehrenden Arbeiten und Herausforderungen, denen sich alle Selbstständigen und Kleinstunternehmer gleichermaßen gegenüber sehen, wie die Dokumentation der Baustellen, professionelle Rechnungsstellung oder die Buchhaltung. Genau hier greift der Fernassistenzanbieter ein, der schon Lösungen für genau diese Herausforderungen bietet und dem Kunden damit viel Zeit und Arbeit abgenommen wird. Immer wieder kommt es vor, dass Betriebe schließen müssen, weil sie es nicht geschafft haben, die Administration des Betriebes in der notwendigen Art und Weise durchzuführen. Letztendlich wurden sie dann von der Steuerschuld erdrückt und es blieb nur die Insolvenz.

Möchte man einen Mitarbeiter einstellen, der bereits die Belange der Baubranche kennt, wird es nicht nur schwieriger, eine geeignete Person zu finden sondern auch meistens teurer, denn Erfahrung will bezahlt werden. Aber selbstverständlich bringt dann auch diese Person, bereits Ideen zur Umsetzung mit und kann sich schnell in die spezifischen Anforderungen einarbeiten. Viele Menschen brauchen auch den persönlichen Kontakt und bevorzugen die direkte Zusammenarbeit in der man sich auch mal an einen Tisch sitzen kann. Selbst eine Videokonferenz kann den persönlichen Kontakt nur bedingt ersetzen.

Übersicht

Nächster Schritt:

Profitiere auch du von den Möglichkeiten, die dir eine Fernassistenz bietet und fülle den Fragebogen auf www.buyfreetime.de noch heute aus. In einem gemeinsamen kostenlosen Gespräch erfährst du, wie die Zusammenarbeit funktioniert und kannst deine Besonderheiten und Herausforderungen erklären. Im Anschluss folgt ein kostenloser Probemonat, in dem du den Service ausprobieren kannst. Der Service ist jederzeit kündbar.

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